Prioritäten setzen lernen - Zeitmanangement im Beruf

 

Um die uns zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und effektiv zu nutzen, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen.

Doch jeden Tag stürmen viele Anforderungen auf uns ein – meist von außen an uns herangetragen, in Form von E-Mails, Anrufen, Wünschen und Forderungen von Anderen, dass es uns schwer fällt noch strukturiert zu denken.

Meine persönliche Empfehlung Prioritäten im Arbeitsalltag zu setzen, ist eine Kombination aus der so genannten Eisenhower- und der ABC-Methode.

Am einfachsten lässt sich diese Art Prioritäten zu setzen in einem Schema verdeutlichen. Am besten Sie drucken sich dieses Schema aus, hängt es an Ihrem Monitor, und versuchen die vor ihnen liegenden Aufgaben danach einzuteilen. Mit der Zeit entsteht ein Übungseffekt und sie haben das Schema verinnerlicht.

 

Wichtig & Dringend

A–Aufgaben

Fristen

Krisen

Probleme

 

 Sofort erledigen

Wichtig & Nicht dringend

B – Aufgaben

Projektplanung

Erholung

PR und Marketing

Networking

 Zeiträume einplanen

Nicht Wichtig & Dringend

C – Aufgaben

viele Mails

viele Meetings

viele Anrufe

Ablage

 

delegieren – abgrenzen –  Zeit einplanen

Nicht wichtig & Nicht Dringend

Papierkorb

Vermeidungsverhalten wie Büro aufräumen

die meisten E-Mails

sich im Internet verlieren

manche Telefonate

 

sein lassen – Nein sagen

 
A-Aufgaben, die liegen bleiben sind Energieräuber, denn Sie lasten auf der Seele und eine unerledigte A-Aufgabe kann einen Rattenschwanz von weiteren Aufgaben oder Probleme nach sich ziehen, denken Sie z.B. an versäumte Fristen.

B-Aufgaben, sind in der Regel die Basis für unsere Ressourcen. Sie müssen zwar nicht zu einer bestimmten Zeit erledigt sein, sind aber wichtig weil sie den Grundstein für unsere weitere Arbeit legen.

C-Aufgaben, sind die größte Herausforderung, denn sie werden häufig kurzfristig an uns herangetragen und erfordern die Stärke sie zu delegieren, abzulehnen oder mit dem gegenüber einen Zeitplan auszuhandeln. C Aufgaben sind am meisten daran beteiligt uns von unseren A – Aufgaben abzuhalten.

Papierkorb, fasst zusammen, dass wir uns hier mit völlig Unnötigem beschäftigen. Paradoxerweise meist aus Langeweile oder Überforderung. Besser wäre es diese Zeit in B Aufgaben wie Erholung und Regeneration zu investieren.

Wir Menschen mögen es nicht so gerne schematisch vorzugehen.

Manchmal kann es jedoch sinnvoll sein sich auf eine Struktur einzulassen vor allem wenn man das Gefühl hat zu wenig Zeit bzw. zu viel Arbeit zu haben.

Es lohnt sich in jedem Fall dies einmal auszuprobieren. Viel Spaß dabei!

Dipl.-Psych. Heike Kaiser-Kehl

EuroPsy in Arbeits- und Organisatonspsychologie

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Letzte Änderung: 14.06.2017